Top 5 Fehler bei der Planung eines Videokonferenzraumes

Top 5 Fehler bei der Einrichtung von Videokonferenzräumen

Selbst in einer Welt, in der die meisten von uns gewohnt sind, über Videokonferenzen miteinander zu kommunizieren, kann die Einrichtung eines Videokonferenzraums immer noch eine Herausforderung darstellen. Es gibt einfach sehr viele Dinge zu beachten, von der Auswahl der richtigen Ausrüstung bis hin zur Gestaltung des Raumes selbst. In diesem Blogbeitrag werden die Top 5 Fehler bei der Einrichtung von Videokonferenzräumen erläutert.

1. Verwenden von falscher Ausrüstung

Die Auswahl der richtigen Ausrüstung ist entscheidend für eine erfolgreiche Videokonferenz. Ein häufiger Fehler ist es, einfach die vorhandene Technologie im Raum zu nutzen, ohne die spezifischen Anforderungen von Videokonferenzen zu berücksichtigen. Das Ergebnis kann eine schlechte Ton- oder Videoqualität sein, was zu einer ineffektiven Kommunikation führt. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Kameras, Mikrofone und Lautsprecher verwenden, die speziell für Videokonferenzen ausgelegt sind. Ausserdem ist es wichtig, dass alle vorhanden Komponenten gut aufeinander abgestimmt sind, um eine reibungslose Kommunikation zu ermöglichen.

2. Falsche Raumgestaltung

Ein Faktor, auf den du nicht immer Einfluss hast – da du oft mit den gegebenen Möglichkeiten arbeiten musst. Dennoch kann eine unangemessene Raumgestaltung die Effektivität deiner Videokonferenzen enorm beeinträchtigen. Oftmals ist durch zu viele glatte Flächen (zB. Fenster) die Akustik beeinträchtigt, die Beleuchtung ist nicht optimal oder es gibt eine Klimaanlage / Deckenlüfter, die sich nicht ausschalten lassen.

Umso wichtiger ist es, die richtige Ausrüstung (siehe Pt.1) zu verwenden, die eventuelle Einschränkungen ausgleichen kann. Dazu zählen zum Beispiel Mikrofone mit entsprechenden Filtern, die Hintergrundgeräusche einfach ausblenden können, oder entsprechende mobile Beleuchtungspanele, die eine zu schwache Grundbeleuchtung kompensieren. 

3. Schlechte Netzwerkverbindung

  • Zum Thema Bandbreitenbedarf sind wir bereits in einem eigenen Beitrag eingegangen. Eine schlechte Netzwerkverbindung kann zu unzuverlässigen Videokonferenzen führen. Stelle also unbedingt sicher, dass deine Internetleitung ausreichend Kapazität für deine Videokonferenzen bietet, und du über eine schnelle und stabile Internetleitung verfügst. Teste die Verbindung regelmässig – eine genaue Anleitung zur Ermittlung deiner Bandbreite findest du in diesem Blogbeitrag: zum Thema Bandbreitenbedarf

4. Fehlende Vorbereitung

Bei allen technischen Hürden und Planungen ist dies ein Punkt, dem leider nur allzu oft zu wenig Beachtung geschenkt wird. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zu erfolgreichen Videokonferenzen. Sehr oft erleben wir Veranstaltungen, wo die technischen Komponenten reibungslos funktionieren, die Organisator:innen aber unvorbereitet in eine Videokonferenz gehen und erwarten, dass alles reibungslos funktioniert. Bevor du in deine Videokonferenz startest, solltest du sicher stellen, dass alle Teilnehmer:innen wissen, was zu tun ist und dass alle notwendigen Unterlagen und Informationen bereit liegen. 

5. Mangelnde Schulung der Teilnehmer:innen

Zu guter Letzt kann die mangelnde Schulung der Teilnehmer:innen zu einer ineffektiven Videokonferenz führen. Damit ist nicht nur die Vorbereitung gemeint (sie Pt. 4) – sondern dass alle Personen mit den verwendeten Technologien und Software Tools vertraut sind, die verwendet werden. Achte auf jeden Fall darauf, dass alle Teilnehmer:innen wissen, wie die eingesetzten Tools zu bedienen sind und biete wenn nötig Schulungen an, um sicher zu stellen, dass alle die Technologien effektiv nutzen können. 

Fazit

Insgesamt gibt es sehr viele Punkte zu beachten, wenn es darum geht die Ausstattung eines Videokonferenzraumes zu planen. Mit den oben angeführten Punkten bist du schon mal auf einem guten Kurs, um effiziente Videokonferenzen abhalten zu können, die für alle Beteiligten einen Mehrwert bieten. 

Oft hilft es auch, einen Profi bei der Planung mit einzubeziehen und eine Meinung von aussen zu haben – in diesem Fall stehen wir gerne unterstützend zur Seite. 

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