In den letzten Jahren haben viele Unternehmen lernen dürfen, was es heißt „hybrid“ zu kommunizieren. Daher verzichte ich in diesem Beitrag auf die Beantwortung der Frage „was sind hybride Events“ – das weißt du wahrscheinlich bereits, wenn du eine der folgenden Veranstaltungen organisieren durftest:
- Fachvorträge
- Kongresse
- Vorstandssitzungen
- Fortbildungen
- Messen
- etc.
Hybride Events technisch selbst abwickeln?
Wenn du mit einer gewissen Regelmässigkeit selbst hybride Veranstaltungen organisierst, macht es Sinn langfristig über die Anschaffung eines eigenen Studios nachzudenken. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir, wie du hybride Konferenzen selbst steuern kannst.
Natürlich ist es praktisch, die technische Abwicklung gerade bei komplexeren Events an ein Profi Team auszulagern (auch uns kann man dazu buchen – mehr Infos hier)
Bei 5-6 Events pro Jahr spart man jedoch langfristig Kosten mit einem eigenen Setup. Eine Investition, die man rasch wieder eingespielt hat, da interne Ressourcen sinnvoller genutzt werden und kein externes Personal mehr notwendig ist.
Warum so viele vor diesem Schritt zurück schrecken liegt auf der Hand: es gibt unzählige technische Möglichkeiten am Markt, doch viele sind nur von ausgebildetem Fachpersonal zu bedienen. Anders ausgedrückt: die Steuerung muss einfacher werden, damit du hybride Konferenzen selbst steuern kannst.
Wie kann ich hybride Konferenzen selbst steuern?
In vielen Fällen laufen hybride Veranstaltungen nach einem festen Schema ab. Es gib einen oder mehrere Vortragende vor Ort, ein paar zugeschaltete Remote Referent:innen und zwischendurch Fragen aus dem lokalen wie dem online Publikum.
Von der technischen Sicht her lässt sich das auf 3-4 Einstellungen herunter brechen, die notwendig sind um alle Situationen abbilden zu können und hybride Konferenzen selbst steuern zu können.
Mit der entsprechenden Planung und der passenden Software lässt sich daraus ein echtes „Plug-& Play“ Konzept erstellen. Das ermöglicht es auch „Nicht-Techniker:innen“ solch ein Setup einfach zu bedienen.
Gemeinsam erstellen wir gerne ein umfassendes Konzept und passen euer Setup so an, dass es in Zukunft einfach für alle zu bedienen ist.
Leidet darunter nicht die Flexibilität?
Keineswegs! Im Gegenteil – es fördert die Anpassungsfähigkeit und bietet euch als Organisator:innen von hybriden Events die Möglichkeit, eure Konferenzen individuell zu gestalten, ohne auf externe Dienstleister angewiesen zu sein.
Das bringt auch noch weitere Vorteile mit sich:
- Skalierbarkeit – Die Technologien und Lösungen, die für die Steuerung von hybriden Veranstaltungen verwendet werden, können so konzipiert sein, dass sie mit den Bedürfnissen des Unternehmens wachsen. Das bedeutet, dass sie sowohl für kleine als auch für große Veranstaltungen eingesetzt werden können.
- Anpassbare Benutzeroberflächen – Eine benutzerfreundliche Oberfläche, die auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten der Nutzer zugeschnitten ist, kann die Lernkurve reduzieren und es Nicht-Techniker:innen ermöglichen, die verschiedenen Aspekte der Veranstaltung problemlos zu steuern.
- Integration von Drittanbieter-Tools – Die Möglichkeit, Drittanbieter-Tools und -Anwendungen in das System zu integrieren, bietet Veranstaltern die Freiheit, ihre bevorzugten Tools für die Kommunikation, Zusammenarbeit oder das Projektmanagement zu verwenden.
Anpassung an verschiedene Formate – Ein gut konzipiertes System ermöglicht es, verschiedene Veranstaltungsformate wie Panels, Workshops, Breakout-Sessions oder interaktive Präsentationen einfach und flexibel zu handhaben.
Automatisierung – Durch Automatisierung von Routineaufgaben, wie z. B. die Aufzeichnung von Vorträgen oder das Schalten zwischen Kameraeinstellungen, können Veranstalter ihre Ressourcen effizienter nutzen und sich auf den inhaltlichen Teil der Konferenz konzentrieren.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass hybride Konferenzen selbst steuern durchaus realisierbar sind und sowohl Zeit als auch Kosten sparen können.
Die Schlüsselelemente sind die
- richtige Planung
- Auswahl der geeigneten Technologien und Lösungen sowie
- die Schulung und Unterstützung der internen Mitarbeiter:innen, die für die Steuerung der Veranstaltungen verantwortlich sind.
Indem du diese Faktoren berücksichtigst, kannst du erfolgreiche und reibungslose hybride Konferenzen organisieren, die sowohl den Teilnehmer:innen vor Ort als auch denen, die remote zugeschaltet sind, ein angenehmes und effektives Erlebnis bietet.
Ich will das auch können!
Möchtest du noch mehr erfahren, bevor du einen Termin vereinbarst? Hier findest du weitere Informationen zu unseren Lösungen für hybride Events: weitere Informationen
